如何開好一個會議？學(xué)學(xué)這些技巧

又開會?嘆氣……即使簡短高效的會議也有浪費時間和無意義爭吵的時候。幸運的話，這些時間會被參與者利用當(dāng)作中場休息;否則，他們的精力會被逐漸耗盡。那么如何開一個高效有意義的會議，來看看本文中專家提出的一些建議吧。

“即使工作進(jìn)度停滯不前，一些管理者也意識不到會議的重要性，”In-Loop事務(wù)所創(chuàng)始人兼管理層教練弗洛朗斯·加可麥提(Florence Giacometti)說，“領(lǐng)導(dǎo)層抱怨最多的是參與者不夠真誠，每個人只為自己說話。其次缺乏前期準(zhǔn)備和精力投入，還有就是所謂的敏感問題。”

結(jié)果，大多數(shù)會議變成了主持人的獨角戲，得到的反饋只是順從或是反對，當(dāng)然前提是參與者沒有自顧自玩手機……“所以，問題的關(guān)鍵是找到一個方法能夠把‘我’ 變成‘我們’，最大化加強每個人的存在感，發(fā)掘集體智慧。”管理研究學(xué)院創(chuàng)始人貝納爾·瑪麗·西蓋(Bernard Marie Chiquet)說。

建立非防御性的開放氛圍

一般來說，10位與會人員中有3位性格外向，善于壟斷話語權(quán);3位謹(jǐn)言慎行，嘗試發(fā)表意見;另外4位則沉默不語。“每個人其實有很多話想說，但卻說不出口，”貝納爾·瑪麗·西蓋說，“這直接導(dǎo)致他們的無能和拒絕參與，而真正原因就是缺乏一位能夠給予每個人發(fā)言機會的明智領(lǐng)導(dǎo)。”

1958年美國心理學(xué)家威爾·舒茨(Will Schutz)提出個人在集體中的3大需求：參與需求(感覺到自己的位置)、控制需求(感覺到自己有影響力)和開放需求(能夠和他人建立親密聯(lián)系)。

如果這些需求沒有被滿足，它們就會轉(zhuǎn)變成恐懼：害怕不再屬于集體、害怕自己的能力不被承認(rèn)、害怕提出可能被集體批判的觀點。所以，每個人都是依賴他人和會議進(jìn)程使自己的觀點變得有價值。

■這樣做：

可以向非暴力溝通工作坊(CNV)借鑒一些經(jīng)驗：尊重發(fā)言順序，不隨意插話;敢于說“我”，而不是用“大家”和“你”來開頭;不受任何批評和判斷的影響，發(fā)表自己的意見;認(rèn)真聆聽別人的發(fā)言，不主觀推斷言外之意。

這些建議能夠幫助擺脫侵略性或防御性的態(tài)度，建立和諧熱情的氛圍。不過看起來簡單，做起來可不容易。

讓每個人感到自己受歡迎

有時候，參與者會感覺事不關(guān)己，“因為他們不理解自己出席的意義，”弗洛朗斯說，“他們被叫去開會，沒有被告知會議流程，因此無法根據(jù)各自的職能選擇參與的時機。所以，沒有人會真正地參與其中，這讓每個人都很沮喪。”

有時候，討論的話題會混雜一氣，“這其實是會議策略(大的方向)、操作(執(zhí)行)、人際關(guān)系的紊亂，因為每個人利用時間和辦事的風(fēng)格都不同”，貝納爾說，“所以看起來似乎會議有了進(jìn)展，但是實際上什么結(jié)論都沒有達(dá)成。”

每個人都害怕沖突，領(lǐng)導(dǎo)層怕自己的管理能力因此受到質(zhì)疑，員工怕自己被解雇，所以與會者總是討論無關(guān)緊要的事，對棘手的實質(zhì)問題避而不談。

■這樣做：

先要從基礎(chǔ)的做起：給每位與會者發(fā)郵件，闡明每個人必須到場的原因;然后制定會議流程，讓每個人都清楚自己參與每一個環(huán)節(jié)的目的：通知同事消息?搜集想法?給予幫助還是做出決策?標(biāo)明會議各個環(huán)節(jié)的目的能讓參與者的工作更明確。

然后應(yīng)該召開“管理會議”，類似于打掃衛(wèi)生，目的就是分清工作關(guān)系。咨詢師發(fā)現(xiàn)80%的人際危機來自不發(fā)表意見。人際關(guān)系的問題表面上由同事間的爭吵來體現(xiàn)，實際上真正的問題是組織的混亂。

“管理會議”能夠消除人際緊張，讓每個人感到自己受歡迎。具體來說，就是每月將與會者召集一次，讓他們談?wù)勛约河龅降淖璧K，當(dāng)然這也要遵守發(fā)言順序。

“聽的人不能對發(fā)言的人說的話發(fā)表意見或展開討論。”貝納爾·瑪麗·西蓋說。一個人的勇氣會感染其他人。慢慢地，心底的怨恨就會化為新的能量，共同找到解決方法，真正地去討論問題還能讓接下來的會議更加流暢。

做出高度生態(tài)的好決定

“管理層總是認(rèn)為應(yīng)該自己做決定，”弗洛朗斯·加可麥提說，“有時他們寧可不做決定也不愿意自己的決定受到別人的抨擊。”

而太多高層為找尋最佳解決方法而筋疲力盡，也不愿去找一個實際可行的方法，在操作中再來改進(jìn)。有些團(tuán)隊則是為決定而決定，而不是等待問題成熟后再判斷。

■這樣做：

一個好的決定是“高度生態(tài)”的，也就是說對參與者有益，對公司有益，對其涉及的整體環(huán)境也有益。意識到這點能夠改變決策者的視野。“與其決定孰是孰非，不如接受反對意見，增加自己看問題的角度”。

實際操作：不貶低別人的發(fā)言(“我不同意”)，而是在集體的意見上增加自己的看法。到了決策的時候，與其少數(shù)服從多數(shù)，不如達(dá)成一致意見。具體來說，讓每位與會者發(fā)表對這個決定的看法。如果有意見，歡迎他們發(fā)表，然后集體共識就會慢慢達(dá)成了。

(文/Laurence Lemoine;譯/M)