如何高效地開(kāi)會(huì)？

胡小迪

我原先覺(jué)得自己會(huì)議組織能力太差，所以專門去圖書(shū)館借了幾本關(guān)于“如何高效開(kāi)會(huì)”的書(shū)，書(shū)名和作者都忘記了，但是里面的方法受益匪淺，希望能對(duì)大家有用。

首先我們要明確的兩件事，一是我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)，二是在會(huì)議里面不同的人所扮演的角色。

其實(shí)很多時(shí)候會(huì)議效率低下，主要原因是我們不知道究竟為什么要開(kāi)會(huì)。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開(kāi)會(huì)了，然后聽(tīng)的稀里糊涂開(kāi)始犯困，最后布置了一個(gè)覺(jué)得很頭疼的任務(wù)就出了會(huì)議室了。如果我們能明確到底為什么要開(kāi)會(huì)，效率可言至少提高一半。說(shuō)到底，開(kāi)會(huì)一般是為了去解決一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同的問(wèn)題的。它不應(yīng)該提倡各位與會(huì)人員即時(shí)對(duì)某個(gè)問(wèn)題提出看法，應(yīng)該是最開(kāi)始的時(shí)候就已經(jīng)針對(duì)腦子里成成形的想法各抒己見(jiàn)，按照問(wèn)題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風(fēng)暴式的會(huì)議不應(yīng)該算作正式的會(huì)議，因?yàn)樗闹埸c(diǎn)是要激發(fā)大家的思維，圍繞問(wèn)題創(chuàng)造出新的可能方案，卻并不一定要求當(dāng)場(chǎng)就得出問(wèn)題的解決辦法。布置任務(wù)式的會(huì)議是最讓人難受的，因?yàn)槲覀兌荚诒粍?dòng)地去接受，而沒(méi)有辦法去表達(dá)自己。因而我建議布置任務(wù)這樣的東西，以郵件的形式傳達(dá)清楚，包括責(zé)任人、責(zé)任范圍、截止時(shí)間、任務(wù)需要達(dá)到的效果等。所以，一句話，我們?yōu)榱私鉀Q阻礙共同利益的問(wèn)題而開(kāi)會(huì)。

在會(huì)議里面的角色，大家應(yīng)該體會(huì)很深。一般有人在主講，有人一直處于被動(dòng)聽(tīng)意見(jiàn)的狀態(tài)。其實(shí)我們可以分為會(huì)議的引導(dǎo)者以及參與者。會(huì)議的引導(dǎo)者大致相當(dāng)于主持人的作用，他負(fù)責(zé)貫穿會(huì)議的主線保證討論不跑題，并且時(shí)刻調(diào)度會(huì)議氣氛;參與者主要是負(fù)責(zé)發(fā)表及傾聽(tīng)意見(jiàn)的。如果你是會(huì)議的召集者，一般就要作為會(huì)議的引導(dǎo)者。

接下來(lái)要解決的問(wèn)題是：當(dāng)我們要開(kāi)會(huì)的時(shí)候，我們應(yīng)該干什么?

事情都有從準(zhǔn)備到進(jìn)行到收尾的過(guò)程，會(huì)議也一樣。

準(zhǔn)備工作：會(huì)議的召集者最好提前通知各位與會(huì)者會(huì)議即將討論的內(nèi)容，以及討論需要達(dá)到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配，還要有湯”。會(huì)議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知，在腦中對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解析，將自己的思路形成草稿或者簡(jiǎn)單記錄下來(lái)，到開(kāi)會(huì)的時(shí)候發(fā)表自己的意見(jiàn)。

我個(gè)人認(rèn)為，在進(jìn)入會(huì)議室之前非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是清空自己的大腦。不管是引導(dǎo)者還是參與者，都需要把自己開(kāi)會(huì)時(shí)間之前腦子里的想法和情感放空，讓自己全身心地投入到會(huì)議之中。只有在這種最自然的狀態(tài)下，創(chuàng)意才能自然而來(lái)，我們才能專注于解決問(wèn)題并且提出新的見(jiàn)解。不要去想之前有什么煩心事，到了該做什么事的時(shí)間就做什么事，這樣效率才最高。

如何開(kāi)會(huì)：在會(huì)議最開(kāi)始的時(shí)候，引導(dǎo)者最好按照之間發(fā)給參與者的郵件重申一下會(huì)議需要解決的問(wèn)題和達(dá)到的目的，然后逐項(xiàng)引導(dǎo)大家共同商定問(wèn)題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開(kāi)始去討論什么然后得出結(jié)論，這是不管花多少時(shí)間都沒(méi)法做成的事情，但是我們可以試圖對(duì)問(wèn)題的解決思路達(dá)成一致意見(jiàn)，這才是團(tuán)隊(duì)以后執(zhí)行工作的關(guān)鍵。除了引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容，也要注意引導(dǎo)會(huì)議氣氛。當(dāng)氣氛很沉悶的時(shí)候，可以通過(guò)小的技巧去打破這種局面，這種技巧在網(wǎng)上很多，我不贅述了。但是當(dāng)氣氛過(guò)于活躍，以至于會(huì)議開(kāi)始逐漸跑題，引導(dǎo)者一定要把方向給拽回來(lái)，不然耗費(fèi)的時(shí)間就大了去了。

開(kāi)會(huì)過(guò)程中，引導(dǎo)者和參與者都要學(xué)會(huì)的是溝通的本領(lǐng)，包括認(rèn)真傾聽(tīng)、保證自己正確理解他人的觀點(diǎn)以及不著急去反駁別人。開(kāi)會(huì)的時(shí)候很容易出現(xiàn)的狀況就是大家爭(zhēng)的不可開(kāi)交，但其實(shí)如果我們真的理解了對(duì)方的意思，到最后往往會(huì)發(fā)現(xiàn)彼此說(shuō)的東西并不矛盾，只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會(huì)議中，請(qǐng)務(wù)必保證自己在批評(píng)或者反駁他人意見(jiàn)之前，自己是正確理解了別人的意思的。引導(dǎo)者要比其他人更注重對(duì)會(huì)議的記錄以及即時(shí)的梳理，在希望得出最后的解決辦法的時(shí)候，最好按照問(wèn)題的邏輯順序重申一下已經(jīng)發(fā)表過(guò)的觀點(diǎn)，保證是沒(méi)有錯(cuò)誤理解的。最后大家統(tǒng)一意見(jiàn)，回去著手布置相關(guān)工作和實(shí)施。

開(kāi)會(huì)以后：引導(dǎo)者還是非常需要將會(huì)議的內(nèi)容按主次整理好，再次發(fā)給與會(huì)者郵件。郵件的意義首先是校對(duì)會(huì)議中的信息是否被正確理解，再次就是確保每個(gè)人都知道問(wèn)題的核心和解決思路是什么。引導(dǎo)者也可以通過(guò)與會(huì)者對(duì)郵件的反饋采集會(huì)議的相關(guān)信息，以便今后效率提的更高。

這些是我從書(shū)里獲取知識(shí)后的自己實(shí)戰(zhàn)得到的經(jīng)驗(yàn)。我們將會(huì)議壓縮到了20分鐘以內(nèi)，原先是一個(gè)半小時(shí)。每個(gè)人都帶著自己的想法來(lái)開(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)的過(guò)程中保持傾聽(tīng)和理解，開(kāi)會(huì)結(jié)束后任務(wù)相關(guān)聯(lián)的人再在一起討論和細(xì)化。效果非常好，大家的態(tài)度很積極，討論也很熱烈。每個(gè)來(lái)開(kāi)會(huì)的人都知道我們可以高效地完成一件事，所以沒(méi)有人不懷著熱情和解決問(wèn)題的信心地參與到里面。

孫洋

1、首先公布會(huì)議時(shí)間——比如半小時(shí)內(nèi)開(kāi)完。

2、其次公布會(huì)議主題——此次會(huì)議主要討論1、2、3，盡量控制在3條以內(nèi)

3、第三尋求會(huì)議結(jié)論——此次會(huì)議以后，我期望哪些問(wèn)題有一個(gè)確切結(jié)論1、2、3……

至于其它，比如是否需要與會(huì)者參與討論、討論時(shí)間控制在多久等，你都可以事先說(shuō)明?？傊?，會(huì)議主持方要有很強(qiáng)的控場(chǎng)能力、并能充分尊重與會(huì)者。

另外，會(huì)后整理會(huì)議記錄郵件群發(fā)也很重要。

于紅紅

有本這方面的名著《羅伯特議事規(guī)則》。孫中山當(dāng)年非常膜拜此書(shū)，曾試圖克隆，制定同盟會(huì)或國(guó)民黨如何開(kāi)會(huì)的原則呢!

關(guān)于如何高效開(kāi)會(huì)，此書(shū)有系統(tǒng)的、可操作性的論述。各位請(qǐng)自學(xué)吧!人家寫(xiě)了一部書(shū)，我們?cè)谶@里即便寫(xiě)上萬(wàn)把字，也是拾人牙慧啊~~真的，此書(shū)我看過(guò)，挺難超越的。

有人說(shuō)，30分鐘、45分鐘把會(huì)看完。開(kāi)會(huì)的目的是出方案、能解決問(wèn)題。光開(kāi)會(huì)時(shí)間短，問(wèn)題沒(méi)有得到較好的解決，短也是形式主義，是浪費(fèi)時(shí)間，哪里談得上是高效?呵呵，站著開(kāi)會(huì)?一樣可以玩手機(jī)游戲、上QQ、和身旁的人開(kāi)小會(huì)啊!

說(shuō)個(gè)實(shí)例。我有次參加公司高管競(jìng)聘。第二輪有9個(gè)人應(yīng)試，采取的方式“無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論”。我因地制宜運(yùn)用了羅伯特議事的幾條規(guī)則，在幾分鐘之內(nèi)便成為會(huì)議的靈魂人物，掌控整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程。最后作為唯一的陳述人，代表全體成員向考官組做了5分鐘的口頭報(bào)告，陳述本次會(huì)議對(duì)議題的研討成果。發(fā)言完畢，全體競(jìng)爭(zhēng)者自發(fā)地為我熱烈鼓掌。出了會(huì)議室，大家都對(duì)我在會(huì)議上的表現(xiàn)表示了欽佩。

所以，《羅伯特議事規(guī)則》在管理方面，是本不可多得的實(shí)戰(zhàn)書(shū)籍，應(yīng)當(dāng)好好揣摩、消化。比如，你如何讓別人支持你的工作，在會(huì)上提出他的真實(shí)想法和建議?如何打斷跑題的人而又不讓他感到受侵犯?……呵呵，會(huì)開(kāi)會(huì)真的是個(gè)很復(fù)雜的問(wèn)題，其中包含很多的管理理念和技巧，同時(shí)關(guān)乎情商和智商。

韓敘

1.保證每次按時(shí)開(kāi)始，養(yǎng)成習(xí)慣。提前幾分鐘先到，提醒同事

2.開(kāi)會(huì)前明確目的、討論問(wèn)題、計(jì)劃時(shí)間

3.有主持人，保證不跑題，每階段歸納總結(jié)，進(jìn)入下一階段

4.站著開(kāi)會(huì)

5.會(huì)后群發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議結(jié)果

Villiamin

1. 一定要有能控制全場(chǎng)的會(huì)議主持人。

2. 確認(rèn)主題和需要解決的問(wèn)題，無(wú)關(guān)話題嚴(yán)禁會(huì)上發(fā)散。

3. 嚴(yán)格控制時(shí)間，未盡事宜下次繼續(xù)討論。

4. 輸出會(huì)議紀(jì)要。

5. 最好，最好不要讓愛(ài)扯皮和擅長(zhǎng)講空話的人參加會(huì)議。